مجموعه مهارتهای آفیس که پرسنل یک سازمان باید داشته باشند

مجموعه مهارتهای آفیس که پرسنل یک سازمان باید داشته باشند

نوید

امین آقایی

۱۳۹۶/۰۳/۱۳ ۰۲:۲۳ ب.ظ

866

بار بازدید شده
Employee-Training-for-Microsoft-Office مجموعه آفیس شامل نرم افزارهایی است که میتوانند نیازهای پایه و اساسی یک سازمان را برطرف کنند، آشنایی با این نرم افزارها و داشتن آگاهی کلی در مورد ویژگیهای اساسی باعث میشود در زمان لازم بهترین استفاده را از این نرم افزارها ببریم.
866
مجموعه مهارتهای آفیس که پرسنل یک سازمان باید داشته باشند
Vidoal
4.29
مجموعه مهارتهای آفیس که پرسنل یک سازمان باید داشته باشند
من نوید امین آقایی مدرس دوره های آفیس هستم، سعی میکن تو این مقاله تجربیاتم را در مورد مجموعه نرم افزارهای آفیس در اختیارتون بزارم تا بتوانید یک مسیر آموزشی مشخص برای خودتون یا پرسنلتون در نظر بگیرید تا در کارتان موفق‌تر باشید.

مجموعه آفیس شامل نرم افزارهایی است که میتوانند نیازهای پایه و اساسی یک سازمان را برطرف کنند، آشنایی با این نرم افزارها و داشتن آگاهی کلی در مورد ویژگیهای اساسی باعث میشود در زمان لازم بهترین استفاده را از این نرم افزارها ببریم.
لیست نرم افزارهای مجموعه آفیس:
 
Word logo, the Microsoft Word home page  Word ورد: بهترین و پراستفاده ترین نرم افزار واژه پرداز
 
Excel logo, the Microsoft Excel home page  Excel اکسل: صفحه گستردهای با امکان، سازماندهی،محاسبه، رسم نمودار و تجزیه تحلیل آماری اطلاعات
 
PowerPoint logo, the Microsoft PowerPoint home page  PowerPoint پاورپوینت: نرم افزاری برای نمایش نوشته، عکس و ویدیو برروی صفحه یا پرده نمایش
 
Outlook logo, the Microsoft Outlook home page  Outlook  آوت لوک: مدیریت، دریافت و ارسال ایمیل 
 
OneNote logo, the Microsoft OneNote home page OneNote وان نوت: نرم افزاری برای یادداشت برداری
 
Access logo, the Microsoft Access home page Access اکسس: پایگاه داده برای نگهداری، دریافت، گزارشگیری از اطلاعات.
 
Project logo, the Microsoft Project home page Project پراجکت: مدیریت پروژه‌ها
 
Publisher logo, the Microsoft Publisher home page Publisher پابلیشر: نرم افزار نشر و طراحی بروشور ،کارت ویزیت و..
 
Visio logo, the Microsoft Visio home page Visio ویزیو: طراحی نمودار، فلوچارت، شکل و نقشه ...
 
Sway logo, the Microsoft Sway home page Sway سووی: کاربران میتوانند متن و تصویر را برای یک ارائه ترکیب کنند و در فضای اینترنت منتظر کنند.
 
Teams logo, the Microsoft Teams home page Teams تیمز: فضایی برای چت و گفتگوی کاری

 

آیا افراد یک سازمان باید به تمامی این نرم افزارها مسلط باشند؟

پاسخ خیر است! لازم نیست شما به تمام این نرم افزارها مسلط باشید کافی است نکات کلیدی استفاده از هرکدام از نرم افزارها را بدانید و بر حسب نوع فعالیت به تعدادی از این نرم افزارها مسلط باشید.
بیایید مجموعه نرم افزارهایی که باید در جایگاه‌های شغلی آشنا یا مسلط باشیم را با هم بررسی کنیم:

 

 


مسئول دفتر یا منشی

  • این فرد باید به نرم افزار ورد مسلط باشد و چقدر خوب میشود اگر یک دوره تایپ هم گذرانده باشد. بیاییم آشنایی با ورد را دسته بنده کنیم تا بدانیم در چه سطحی هستید:
    • سطح اول:  شما به تمام امکانات ورد که در تب Home  است آشنایی دارید. امکاناتی نظیر : ClipBoard , Font, Paragraph, Styles و  Editing
      همچنین شما با تنظیمات مربوط به صفحه و پرینت آشنایی کافی دارید و در آخر با مجموعه ابزاری که در بخش  Insert  است آشنایی لازم را دارید.
    • سطح دوم: شما به بخش  Refrences تسلط دارید بعنی میتوانید، فهرست مطالب بسازید، همچنین برای بهبود سرعت از AutoCorrect استفاده میکنید.شما با مفهوم Thems در آفیس آشنا هستید.
    • سطح سوم: شما به بخش  Mailings  تسلط دارید، میتوانید از روی فایل اکسل مشتریان، برای 1000 مشتری کارت دعوت اختصاصی چاپ کنید.
    • سطح چهارم: شما خیلی حرفه ای هستید! با بخش  Review آشنایی دارید و میتوانید فایل ورد را محدود کنید تا کاربران فقط بخشهای تعریف شده را تغییر بدهند. شما توانایی نوشتن ماکروهای ساده برای انجام کارهای پیچیده و زمانبر را دارید.
  • نرم افزار دومی که این فرد باید بر حسب نوع کار به آن مسلط باشد آوت لوک است، سطح آتلوک شما چگونه است؟
    • سطح اول: آشنایی با محیط آتلوک، ارسال و دریافت، فوروارد و پاسخ به ایمیل و دسته بندی ایمیل
    • سطح دوم: آشنایی با Contacts، Tasks ، ToDoList ، Calendar ، Meeting و Appointment . نحوه راه‌اندازی یک اکانت در آوت لوک.
    • سطح سوم: آشنایی با Rules و ایجاد قوانین بر روی ایمیلها که برحسب نام ارسال کننده یا عنوان اتفاق مشخصی برای ایمیل بیوفتد. پاسخ خودکار.آشنایی با نحوه گرفتن خروجی و ورودی به دیگر نرم افزارها.
  • یک مسئول دفتر باید آشنایی سطح اول با اکسل داشته باشد، همچنین بتواند با استفاده از پاورپوینت یک ارائه ساده ایجاد کند و بداند که برای ساخت یک بروشور ساده یا یک کارت دعوت شرکتی ساده میتواند از پابلیشر استفاده کند. و این عالی میشود اگه این فرد با  Google.docs هم آشنا باشد و از قابلیتهای اولیه خبردار باشد.

 


 مدیر میانی یا یک کارمند متخصص 

  • کمتر کسی است که در یک سازمان مشغول به کار باشد و با محیط اکسل اشنا نباشد.سطوح مختلف از حد آشنایی با اکسل:
    • سطح اول:   شما تقریبا به تمام امکانات که در تب Home  است آشنایی دارید. همچنین با امکاناتی که در بخش  FormatCells  است آشنایی دارید.
      همچنین شما با تنظیمات مربوط به صفحه و پرینت آشنایی کافی دارید و در آخر با مجموعه ابزاری که در بخش  Insert  است آشنایی نسبی دارید.
    • سطح دوم: شما قادر به فرمول نویسی هستید،با کمتر از 5 فرمول آشنا هستید. شما با مفهوم Table در اکسل آشنایی دارید.شما میتوانید چارت بکشید.
    • سطح سوم: شما با ابزارهایی که در بخش  Data Tools هستند آشنا هستید،میتوانید داده های تکراری را پیدا کنید و با  Data Validation  میتوانید لیست‌های کشویی بسازید.همچنین با  Conditional Formatting آشنایی نسبی دارید.
    • سطح چهارم: شما با کتابخانه فرمولها  Function Library  آشنایی دارید و به بیش از 20 فرمول مسلط هستید. شما میتوانید به بخشهای مختلف فایل اکسل دسترسی های مختلف به کاربران بدهید. همچنین با  Pivot Table آشنا هستید.
    • سطح پنجم: شما با  Add Inهای اکسل آشنا هستید. Power Pivot, Power View و  Power Map  همچنین شما میتوانید ماکروهای ساده بنویسید.
    • سطح ششم: overqualified شما بیش از نیاز اکسل بلد هستید! کسانی که در اکسل  به بخش  Developer مسلط هستند. بهتر است قبل از ورود به سطح ششم شروع به یادگیری اکسس کنید!
  • خیلی خوبه که این فرد بداند نرم افزار اکسس چه قابلیت‌هایی دارد تا در صورت نیاز از آن استفاده کند.سطح بندی کاربران اکسس به سه دسته کلی تقسیم میشود.
    • occasional user : این کاربر تنها باید با کلیات محیط اکسس آشنا باشد، صفحات را باز کند ، ورود اطلاعات کند، فیلتر و سرت، جستجو بلد باشد.
    • Power User : این دسته از کاربران آشنایی بیشتری با اکسس دارند، توانایی طراحی جدول، ساخت کوئری از روی جداول، ایجاد ریلیشن بین جداول، ساخت فرم های ساده ، استفاده از ماکروهای آماده اکسس
    • Developer : کاربرانی که با  VBA  آشنا هستند، میتوانند تابع طراحی کنند و از توابع حرفه ای اکسس استفاده کنند، فرم های پیشرفته طراحی کنند، به بانکهای اطلاعاتی دیگر وصل شوند به عنوان مثال  SQL 
  • برای این گروه از کارمندان آشنایی با  Powerpoint برای ارائه یک طرح یا گزارش به مدیران بالایی یا دیگر شرکت‌ها الزامی است!
    سطوح مختلف آشنایی با  Powerpoint
    • سطح اول: شما میتوانید چندین اسلاید بسازید و در هر اسلاید تیتر، عکس و متن قرار بدهید ، همچنین میتوانید یک ظاهر زیبا از Theme های آماده پاورپوینت انتخاب و استفاده نمایید.
    • سطح دوم: اگر جزء این دسته از کاربران هستید میتوانید ارائه ای جذاب داشته باشید چون شما توانایی استفاده از Transitions و  Animations  را دارید یعنی میتونید صفحه را پویا و متحرک کنید همچنین با استفاده از  Smart Art  مطالب را زیباتر به بصر بینندگان خود میرسانید!
    • سطح سوم: شما میتونید اسلایدهای خودتون را سفارشی کنید با استفاده از  Slide Master ، همچنین با  Advance Animation آشنا هستید و میتونید تنظیمات حرفه ای روی متحرک کردن اجزای صفحه داشته باشید. همچنین شما باید با Rehearse Timings  و  Recorded Slide آشنا باشید تا بتونید ارائه ای از پیش زمان بندی شده و دقیق داشته باشید.
    • سطح چهارم: اگر تا به حال تجربه نمایش یک اسلاید شو به صورت آنلاین و برای کاربران اینترنت داشته اید شما جزء این دسته هستید!  همچنین استفاده از آبجکتهای  3D  بحث داغ و جدید  Powerpoint  است که بهتره زودتر باهاش آشنا بشید.
 
 
 

مدیر یا سرپرست

  • یک مدیر باید با کلیات و قابلیت های اصلی تمام مجموعه آفیس آشنا باشد. ولی به طور کلی میشه گفت مدیری که با امکانات آنالیز و تحلیل اکسل آشنا باشد میتواند راحت تر و سریعتر به اطلاعات مورد نیاز خود برسد مهمترین ابزار اکسل برای این کار  Pivot Table  است.
سوالات و نظرات کاربران
0
سعید نعیمی
سعید نعیمی دوشنبه، ۱۴ خرداد ۱۳۹۷
ممنون، مطالب بسیار خوبی مطرح شد.